Onboarding Nedir? Yeni Çalışanların İşe Uyum Süreci Nasıl Olmalı?

Yeni bir şirkette işe başlayan çalışanların, çalışma ortamına sorunsuz bir şekilde adapte olabilmesi için belirli aşamalardan geçmesi gerekir. Bu uyum süreci ne kadar başarılı olursa, çalışma verimliliği de o kadar yüksek olur. Bu nedenle, insan kaynaklarının doğru yönlendirilmesi ve yeni çalışanların iş ortamına uyum sağlaması büyük önem taşır.

Sağlıklı bir onboarding süreci, hem insan kaynaklarını elde tutmak hem de iş verimliliğini artırmak için kritik öneme sahiptir. Araştırmalara göre, yetersiz uyum programları nedeniyle yeni işe başlayan personelin %4’ü istifa etmektedir. İnsan kaynaklarını kaybetmemek adına, firmalar onboarding sürecini iyi anlayarak etkin bir şekilde uygulamalıdır.

Onboarding Nedir?

Onboarding, yeni işe başlayan çalışanların hızlı ve sağlıklı bir şekilde çalışma ortamına adapte olmasını sağlayan bir uyum programıdır. Bu süreçte yeni personel, işletme çalışanlarıyla tanışır, departmanlardaki iş bölümlerini öğrenir ve sorumlu olduğu alanın düzenini kavrar. 2000’li yılların başından itibaren teknolojinin hızla gelişmesiyle birlikte, onboarding süreci de firmaların temel değerlerinin çalışanlara aktarıldığı önemli bir alan haline gelmiştir. Yeni çalışanlar onboarding sürecine dahil edilerek, firmanın genel hedeflerini ve işletme kültürünü benimser. Bu sayede personelin, yaptığı işi ne amaçla ve nasıl gerçekleştirdiğini anlaması ve motivasyonla çalışması beklenir.

Onboarding’in temel amacı, yeni personelin işletmeyi tanımasını ve yapılacak işin nasıl gerçekleştirileceğini öğrenmesini sağlamaktır. İşletme ile ilk bağlarını onboarding sürecinde kuran yeni çalışan, sorumluluklarını yerine getirmek için gerekli bilgi ve donanımı bu süreçte şeffaf bir şekilde öğrenir. Firmaların oluşturdukları onboarding programı sonrasında yeni personelin kafasında soru işareti kalmaması çok önemlidir.

Onboarding Programı Nedir?

Onboarding programı, yeni çalışanların işletmeye adaptasyon sürecini kolaylaştırmak amacıyla tasarlanmış bir dizi etkinlik ve eğitimden oluşur. Bu programın amacı, yeni personelin işletmenin yapısını, kültürünü ve iş süreçlerini hızlı bir şekilde öğrenmesini sağlamaktır.

Başarılı Bir Onboarding Programı Nasıl Olmalıdır?

1. Karşılama ve Tanıtım: Yeni çalışanların ilk günlerinde, işletmenin genel yapısını ve işleyişini anlatan tanıtım toplantıları düzenlenmelidir. Bu, yeni çalışanların kendilerini daha rahat hissetmelerini sağlar.
2. Mentorluk: Yeni çalışanlara, tecrübeli bir mentor atanması, adaptasyon sürecini hızlandırır. Mentorlar, yeni çalışanların sorularını yanıtlar ve onlara yol gösterir.
3. Eğitim ve Gelişim: Yeni çalışanlar için düzenlenen eğitim programları, onların görevlerini daha iyi anlamalarını ve işlerinde başarılı olmalarını sağlar.
4. Geri Bildirim: Onboarding sürecinin her aşamasında, yeni çalışanlardan geri bildirim almak, sürecin iyileştirilmesine katkıda bulunur.

Başarılı bir onboarding süreci, yeni çalışanların işletmeye adaptasyonunu hızlandırırken, onların motivasyonunu ve verimliliğini de artırır. Bu nedenle, firmaların onboarding süreçlerine gereken önemi vermeleri ve bu süreci sürekli olarak iyileştirmeleri gerekmektedir. Sağlıklı bir onboarding programı, işletmelerin hem insan kaynaklarını korumasına hem de iş verimliliğini artırmasına yardımcı olur. Bu süreçte doğru adımlar atarak, yeni çalışanların işe adaptasyonunu kolaylaştırmak ve işletmenin başarısını artırmak mümkündür.

Yeni Personelin Başarıyla İşe Uyum Süreci

Onboarding Programı, yeni çalışanların işe alım sürecini başarıyla tamamlamaları ve şirkete uyum sağlamaları için tasarlanmış kapsamlı bir süreçtir. Bu program, yeni personelin hem kısa vadede günlük işleyişi anlamasını hem de uzun vadede şirketin beklentilerini ve kültürünü kavrayarak motivasyonunu doğru yönde kullanmasını amaçlar.

Onboarding programını üç ana başlık altında inceleyebiliriz:

Pre Onboarding

Pre onboarding aşaması, yeni çalışanın ilk iş gününden önce başlar. Bu süreçte, yeni personelin kullanacağı çalışma alanlarının düzenlenmesi, gerekli araç ve gereçlerin hazır hale getirilmesi, ve ilgili departmanlara bilgilendirmelerin yapılması gibi hazırlıklar tamamlanır. Bu adımlar, yeni çalışanların işe başladıkları gün her şeyin sorunsuz ilerlemesini sağlar.

Onboarding

Onboarding aşaması, yeni personelin işe başladığı ilk gün itibariyle devreye girer. Bu süreçte, işin nasıl yapılacağı, kimlerle ve hangi araçlarla gerçekleştirileceği hakkında detaylı bilgiler verilir. Onboarding, yeni çalışanların işletme içindeki tüm önemli alanları tanımasını sağlar: mola saatleri, tuvaletler, yemek saatleri, dahili telefon numaraları ve acil durumlarda ulaşılması gereken kişiler gibi konular açıklığa kavuşturulur. Ayrıca, yeni çalışanların mevcut personel ile sağlıklı iletişim kurabilmesi çok önemlidir. Yeni personelin kendini değerli hissetmesi ve ekibe hızlı bir şekilde adapte olması için genellikle onboarding programlarına sosyal etkinlikler, özellikle yemek organizasyonları dahil edilir. Kurum kültürünü ve beklentilerini daha iyi anlaması için yeni çalışana bir mentor atanması, onboarding sürecinin verimliliğini artırır.

Post Onboarding

Post onboarding aşaması, ana programın tamamlanmasından 30 gün sonra başlar ve belirli aralıklarla devam eder. Bu süreçte, yeni personelden geri bildirimler alınır. Çalışanların yöneticiler, çalışma ortamı, iş araçları, çalışma arkadaşları ve şirkete katabilecekleri değerli fikirler hakkında görüşleri toplanır. Bu geri bildirimler, onboarding sürecinin sürekli olarak iyileştirilmesini sağlar.

Onboarding programı, bu üç aşamanın uyumlu bir şekilde uygulanmasıyla tamamlanır. Bu süreç, işten ayrılma oranlarını azaltır ve iş gücü verimliliğini artırır. 2000’li yıllardan itibaren yapılan araştırmalar, etkili bir onboarding programının bu olumlu sonuçları getirdiğini göstermektedir. Bu nedenle, her şirket kendi bünyesine uygun şekilde bu programı düzenleyip uygulamaktadır.

Oryantasyon ve Onboarding Arasındaki Farklar

Oryantasyon, çalışanlara şirketin genel yapısını ve işleyişini tanıtan bir süreçken, onboarding ise yeni çalışanların işe uyum sağlaması ve verimli bir şekilde çalışmaya başlaması için detaylı bir rehberlik sağlar.

• Süreç ve Uygulama: Oryantasyon genellikle sürekli bir süreç olarak tasarlanabilir ve zamanla parça parça uygulanabilirken, onboarding genellikle tek seferlik bir program olarak sunulur.
• Eğitim Şekli: Oryantasyon eğitimleri genellikle grup halinde gerçekleştirilir, oysa onboarding bireysel olarak düzenlenir ve kişiye özel bir yaklaşım benimser.
• Odak Noktası: Onboarding, yeni çalışanların en kısa sürede verimli bir şekilde işe başlamasını amaçlar. Buna karşın, oryantasyon, şirketin hedefleri, kültürü ve iç işleyişi hakkında genel bir bilgi sunar.

Oryantasyon, yeni çalışanların şirketin kültürünü ve beklentilerini anlamalarına yardımcı olurken, onboarding, belirli iş görevlerinde hızlı ve etkili bir şekilde rol almalarını sağlar. İki süreç de çalışanların başarıya ulaşması ve şirkete değer katması için kritik öneme sahiptir.